Definiciones de conceptos para SAP FI – parte dos

Basis

Recursos de SAP y equipo de trabajo que se encarga del mantenimiento técnico del sistema.

Cuando hablamos de SAP Basis, hacemos referencia a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los cimientos de las mismas. SAP BASIS es la forma “Clásica” de referencia a la administración de la plataforma operativa del sistema SAP. Esta plataforma operativa del sistema SAP, es llamada actualmente plataforma SAP NETWEAVER.

SAP Netweaver es la plataforma del sistema SAP, mediante el cual se montan los servidores que ejecutan todas las peticiones y los módulos del mismo.

SE10

La transacción estándar de SAP, se conoce con el nombre de transport organizer. Utilizaremos esta transacción para la administración de órdenes de transporte.

Existen dos tipos de órdenes de transporte:

  • Órdenes de WorkBench
  • Órdenes de Customizing

Esta transacción es exactamente igual a la transacción estándar SE09, no existe diferencia entre ambas transacciones. Para poder transportar una orden de transporte de un ambiente a otro será necesario liberar la orden.

Transport Organizer

Herramienta que proporciona SAP para poder realizar la liberación y tratamiento de órdenes de customizing y WorkBench.

El sistema SAP dispone de una herramienta que nos permite pasar objetos de un entorno (por ejemplo, desarrollo) a otro (por ejemplo, producción), previamente pasando por el ambiente de Testing. Los objetos a pasar pueden ser definición y contenido de tablas nuevas, programas nuevos, datos de customizing e incluso modificaciones al estándar.

Este traspaso de información entre un sistema SAP y otro nos facilita el mantenimiento del sistema productivo ya que con ello evitamos tener que duplicar el trabajo de programación o repetir la inclusión de datos de customizing.

Todo ello redunda en una mayor productividad y en una minimización de riesgos ya que la información, antes de ser insertada en el sistema productivo, es probada en el sistema de desarrollo y su traspaso no será realizado hasta que el responsable del proyecto dé el visto bueno.

La herramienta que permite este traspaso de información entre sistemas SAP es el llamado Sistema de transportes.

Tablas Transparentes

Se trata de un objeto de SAO donde se almacena en forma permanente la información de los maestros de datos, documentos, parametrización, entre otros. Es una estructura que en su conjunto constituyen la denominada Base de datos de SAP.

Desde un punto de vista práctico se trata de una tabla en común a cualquier base de datos, pero con definiciones particulares que SAP asocia a sus campos y que permiten su estandarización para los mismos campos utilizados en muy diversas tablas.

Su estructura puede ser observada con la transacción SE11 y su contenido con la SE16N.

SE11

La transacción estándar SE11, cuya descripción es el Diccionario ABAP es utilizada para la administración de todas las definiciones de datos existentes en el sistema SAP.

Cuando hablamos de todas las definiciones nos estamos refiriendo tanto a las definiciones estándar del sistema que fueron creadas por SAP y también a las definiciones de datos creadas por el usuario, lo que se conoce como “Z”.

Mediante esta transacción podemos crear, modificar y visualizar la estructura y datos técnicos de todas las tablas pertenecientes a la base de datos del sistema, así como también podremos administrar la creación, modificación y visualización de las vistas de tablas de base de datos, todos los tipos de datos, estructuras, interfaces, tipos de tablas, dominios, grupos de tipos, ayudas de búsqueda y objetos de bloqueo.

Es una de las transacciones estándar más utilizadas en todo el sistema SAP, tanto por analistas funcionales como también por analistas técnicos.

Esta transacción representa unos de los puntos más fuertes del sistema SAP ya que el acceso de las estructuras de datos es muy simple y amigable para el usuario.

SE16N

Denominada “Browser de datos” o “Buscador de datos”, utilizaremos a la transacción SE16N para buscar datos en las tablas de bases de datos o tablas transparentes.

La transacción SE16N es sumamente útil tanto para usuarios finales del sistema SAP como también para programadores y analistas funcionales del sistema.

La transacción SE16N es una versión mejorada de la clásica transacción SE16. Si bien existe desde hace ya varias versiones del sistema, no es ampliamente conocida entre los usuarios finales y consultores del sistema SAP.

Estructura Organizativa

También conocida como el plan organizativo, consiste en una serie de relaciones representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizaciones tales como unidades organizativas, trabajos, posiciones y usuarios.

Según el módulo de SAP de que se trate puede variar levemente el concepto de Estructura de la Organización, pero los objetivos incluidos varían sustancialmente con el módulo.

A modo de ejemplo mencionemos el referido al Módulo MM:

  • Estructura organizacional desde el punto de vista físico: Incluirá los siguientes objetos.
    • Sociedad
    • Centros
    • Almacenes
  • Estructura organizacional desde el punto de vista operativo: incluirá los siguientes objetos.
    • Sociedad
    • Organización de compras
    • Centros

Sociedad

Unidad organizativa del Módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se de tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

Empresa

Una empresa es una organización, institución o industria dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los mandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial, así como sus necesarias inversiones.

Moneda

Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de la empresa.

Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.

Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del Customizing:

SPRO -> SAP Netweaver -> Parametrizaciones generales -> Monedas – > Verificar códigos de moneda.

Plan de Cuentas

Es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor en una organización.

En SAP existen diversos planes de cuentas que se podrían utilizar en caso de que sea necesario:

  • Plan de cuentas operativas: es el que se utiliza para hacer las registraciones en la contabilidad.
  • Plan de cuentas de grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Cada cuenta del plan de cuentas operativo se relaciona con una cuenta del plan de cuentas de grupo.
  • Plan de cuentas país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas especifico ya se por normas legales u otras razones. La sociedad puede utilizar el plan de cuentas operativas y definir para cada cuenta de mayor cual es la cuenta país a la cual está relacionada.

Ejercicio

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al periodo de tiempo por el cual se expone la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.

Existen diferentes tipos de ejercicios:

  • Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.
  • Los que comienzan en un periodo diferente.
  • Los ejercicios dependientes del año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.
  • Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una variante de ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

Libro Mayor

Es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro de diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las operaciones producidas.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad.

El libro diario es un requisito legal que brinda el detalle de los saldos que contiene el balance de una empresa.

Objetos

Es únicamente una porción de código fuente que contiene datos y proporciona servicios.

Ejercicio Económico

Período de tiempo por el cual se expone la información en los estados contables. Tanto la duración de este período como las fechas en que se inicia y se cierra, estará determinado por el contrato social o estatuto, o en su defecto durará un año y coincidirá con el año calendario, iniciándose el 1ro de enero y finalizando el 31 de diciembre.

Periodo Contable

Es el periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el libro mayor. El periodo contable se determina en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que tenga configurada la sociedad.

Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales que sirven para separar las imputaciones del fin de año generadas por procesos que no son habituales, como, por ejemplo, ajustes de auditoria, impuestos anuales, etc.

Para imputar a uno de los periodos especiales es necesario ingresar una fecha de contabilización del ultimo periodo, por ejemplo, diciembre y en el campo periodo ingresar el periodo 13 al 16, según corresponda.

Al emitir balances o reportes comparativos mensuales, los ajustes de los periodos especiales se podrán visualizar por separado sin que afecten el periodo 12.

La cantidad de periodos especiales se definen en la variante de ejercicio y la apertura y cierre de periodos especiales se registra por la variante de periodos contables.

OB52

Sirve para abrir y cerrar periodos contables de la contabilidad financiera. Los periodos se pueden abrir y cerrar por clase de cuentas, e incluso por rango de cuentas. Las clases de cuentas son:

  • D: Deudor
  • K: Acreedor
  • A: Activo Fijo
  • M: Material
  • S: Cuenta de Mayor

También existe la posibilidad de utilizar las máscaras de cuentas + que es válido para todas las cuentas. La apertura del periodo se hace por variante de periodos contables y no por sociedad. Por otro lado, cada sociedad tiene asignada una variante de periodos contables, lo cual permite controlar con una sola variante la apertura y cierre de periodos de varias sociedades al mismo tiempo.

FI

Módulo de SAP de Finanzas, el cual identificamos con la sigla FI. Este módulo está diseñado para entender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro del módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma de decisiones y la Planificacion sean más acertadas. El módulo de FI se integra con otros módulos de SAP como MM (Gestión de materiales), PP (Planificacion de la producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de planta) y PS (Gestión de proyectos).

Datos maestros

Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.

Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC. Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismo.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos. Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos. Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones. Podemos entrar los siguientes tipos de datos maestros:

  • Maestro de clientes
  • Maestro de proveedores
  • Maestro de materiales
  • Maestro de personales
  • Maestro de cuentas de mayor
  • Maestros de centros de costes
  • Etc.

SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.

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