Conceptos de SAP FI

ASAP

También conocida como Accelerated SAP, es la metodología utilizad para la implementación o implantación del sistema SAP en una empresa.

Inicialmente fue creada para lograr una práctica estándar en las actividades tanto de consultoría como de logística y otros aspectos necesarios para que los proyectos de implementación del ERP de la compañía (Llamado inicialmente SAP R/3) se realizaran con el menos riesgo posible.

Con el tiempo fue evolucionando para abarcar la implementación de las diferentes soluciones de negocios que SAP ha ido desarrollando como por ejemplo mySAP, CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y otras.

Partners

Un partner se refiere a un socio de negocios.

En este sentido, un socio de negocios es una entidad comercial con la que otras entidades comerciales tienen alguna forma de alianza. Esta relación puede ser contractual, un vínculo exclusivo en el que ambas entidades se comprometen a aliarse con terceros. Alternativamente, puede ser una disposición muy suelta diseñada, en gran medida, para impresionar a los clientes y competidores con el tamaño de la red de los socios comerciales que pertenecen a esta.

ERP

Son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.).

Por su peculiaridad suelen integrar las funcionalidades requeridas por diversos ámbitos de la Compañía, de manera que las actividades realizadas y la información gestionada tiene impacto en muy diversos sectores de las mismas.

A continuación, se mencionan algunos de ellos:

  • Administración y Finanzas
  • Compras
  • Ventas
  • Producción
  • Recursos Humanos
  • Mantenimiento
  • Entre otros

Business Blueprint

El propósito de la fase de Bussines blueprint en un proyecto, es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos, se prepara un “Plano” del estado futuro que será presentado para su aprobación. Con la elaboración de los planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.

Proyecto

Término que hacer referencia a una serie de actividades asociadas a un objetivo determinado. Desde el punto de vista de compras, se hará el nexo da un proyecto de todas las adquisiciones a fin de obtener uno de los ámbitos del costo del mismo.

SAP asocia este concepto con los denominados “Elementos PEP”, cuyo código está constituido por varios segmentos de letras y/o números para asociarlos al tipo de proyecto, de cual se trata específicamente e inclusive asociarlo al tipo de gasto en que incurre.

Usuario
Final

El término usuario final designa a la persona o personas que van a manipular de manera directa un producto de software.

Usuario Clave

Se refiere a la persona que es el nexo entre el usuario final y el consultor funcional.

El key user o usuario clave es quien determina y delimita los procesos de negocios, propone las metodologías a utilizaren función de lo que la empresa requiere, coordina y valida las pruebas de los procesos definidos y reporta los problemas a los consultores funcionales de SAP

Customizing

Término con el que se designa a la configuración del sistema SAP.

Por tratarse SAP de un sistema utilizado por un sin número de empresas a lo largo de todo el mundo y por una amplia gama de rubros, requiere de una enorme flexibilidad para adaptarse a las más variadas condiciones.

La transacción SPRO permite acceder a la configuración o parametrización de los más variados aspectos asociados con todos los módulos disponibles en el sistema.

Se encuentra organizando, fundamentalmente, en segmentos asociados a su estructura organizativa y luego segmentado por módulos o grupos de ellos.

Esto último le permite al consultor una localización y más fácil acceso a cada una de sus funcionalidades y recursos de configuración.

SPRO

Transacción de SAP de acceso a todas las funciones de parametrización.

Desde esta transacción se accede a todos los recursos de parametrización del sistema.

Para una más fácil utilización se encuentra organizado mediante segmentos que incluyen la construcción de la estructura de la organización y luego la agrupación de funcionalidades asociadas a cada grupo de módulos (Logística) y dentro de ellos los recursos para cada módulo.

Menú Usuario

Se refiere a la estructura jerárquica tipo árbol compuesta por el menú de transacciones disponibles para el usuario.

De manera similar a como Windows organiza los archivos mediante el recurso de gestión de carpetas, SAP presenta el Menú de acceso a las transacciones mediante un árbol de carpetas organizadas según la aplicación de las mismas, a través de una estructura jerárquica de Módulos y aplicaciones de grupos de transacciones.

Barra de Comandos

También conocido como “Campo de comandos”, es el campo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de SAP, el cual permite introducir un código de transacción.

Veamos a continuación las posibilidades que tenemos para ingresar dentro del campo de comandos:

  • /nxxx seguido del nombre de la transacción nos permitirá navegar hacia la transacción deseada en el mismo de SAP.
  • /nend lo utilizaremos para cerrar todas las sesiones y hacer un logoff del sistema.
  • /oxxx lo utilizaremos para llamar a la transacción xxx en una ventana nueva de SAP.
  • /i lo utilizaremos para cerrar la ventana actual.
  • /h lo utilizaremos para activar el modo de Debugging.

Nueva Contabilidad Principal

Funcionalidad que se encuentra disponible a partir de la versión 5.0 de SAP ERP. También es muy conocida por sus siglas en ingles New GL.

Con la nueva contabilidad principal se incorporan diversas funcionalidades que poseen importantes beneficios para la obtención de balances e informes con múltiples propósitos. Las principales características son:

  • Amplia estructura de datos
  • Múltiples Ledger
  • Balances Contables por diversas características
  • Informes legales y de gestión
  • Desglose de documentos para obtener balances por características
  • Reconciliación online entre FI y CO
  • Transparencia y uniformidad
  • Aceleración de cierres de periodos

La nueva contabilidad principal proporciona una nueva tabla de totales denominada FAGLFLEXT, mientras que la antigua tabla de totales es conocida como GLT0.

La tabla de totales de la Nueva Contabilidad Principal actualiza más campos que los que podía actualizar la tabla de totales clásica.

Algunos ejemplos de los nuevos campos son:

  • Centro de costo
  • Centro de beneficio
  • Segmento
  • Área Funcional

Además, las tablas de totales FAGLFLEXT se puede ampliar con campos adicionales, tanto campos propios de SAP como campos completamente nuevos definidos por el cliente.

Parametrización

Término que se refiere al proceso de configuración del sistema. Ejemplo de esto es la creación de nuevas sociedades o centros, cambios en las características de los datos de un pedido, etc.

SAP dispone de una transacción denominada SPRO que incluye la totalidad de opciones de configuración de que dispone el sistema.

Al ingresar a ella se encuentra segmentada por concepto (estructura de la compañía, componentes, multiplicadores, SAP Netweaver, etc.) o por módulos (Gestión Financiera, Gestión de materiales, comercial, producción, entre muchos otros).

Gestión Financiera

Se refiere al módulo de Finanzas de SAP, el cual siempre identificamos con las siglas FI.

Este módulo está diseñado para entender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro del módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de planta) y PS (Gestión de proyectos)

DEV (Desarrollo)

Término utilizado para identificar el ambiente de desarrollo de SAP, que es aquel donde los consultores y programadores efectúan las pruebas de cambios en el sistema (parametrización y programación).

Por razones de seguridad, SAP cuenta con tres ambientes diferentes, de manera que los cambios son aplicados en un sitio ajeno al del trabajo de los usuarios, de manera de poder verificar que el cambio funciona correctamente y luego con posterioridad aplicar al ambiente definido o productivo.

QAS (Calidad)

Término utilizado para identificar el ambiente de control de calidad de SAP, que es aquel donde se copian los cambios efectuados por los consultores y programadores en DEV, a fin de que los usuarios prueben las modificaciones efectuadas al sistema. Será el paso previo a trasladar los cambios al ambiente productivo (PRD).

Es interesante destacar que luego de efectuado algún cambio de parametrización en el ambiente de desarrollo (DEV), dicha información es trasladada mediante una orden de transporte al ambiente de QA o QAS para que sea un usuario responsable el encargado de confirmar el correcto funcionamiento del cambio.

En caso de ser afirmativa la prueba las modificaciones es trasladada al ambiente de producción (PRD) para ser utilización masiva.

PRD (Producción)

Término utilizado para identificar el ambiente productivo de SAP, que es aquel donde trabajan los usuarios y se registra la información original del sistema.

La definición anterior hace referencia que será el sitio o ambiente de SAP donde los usuarios registrarán todos los datos originales de la compañía, a diferencia de los ambientes de desarrollo (DEV) o Testing (QAS).

Z

Es la letra con la que se denomina a cualquier objeto no estándar dentro del sistema SAP, el cual fue creado por el usuario.

En algunas instalaciones en lugar de utilizar la Z se utiliza la Y.

La idea bajo este concepto se basa en que cada vez que necesitemos crear un objeto en el sistema SAP, dado que este objeto no será estándar del sistema, es decir que no fue creado por SAP, o sea no vino con la implementación del mismo, entonces dicho objeto debe comenzar con la letra Z.

Sandbox

Es un mandante del ambiente de desarrollo que permite realizar experimentos e hipótesis a los consultores, modificando el customizing o IMG sin tener que modificar el mandante propio de desarrollo que impacta con una orden de transporte pendiente a liberar y enviar a otros mandantes.

Los mandantes de Sandbox son una buena práctica para realizar tareas que muchas veces no tienen algún tipo de vuelta atrás (irreversibles). Por ende, hacerlos en los Sandbox ayuda a que evitemos modificaciones no deseadas en mandantes que se usan para el soporte y operación corriente.

Orden de transporte

En Lean WM, se crean ordenes de transporte (OT) de entregas para tomar el stock de ubicaciones fijas en el almacén que el sistema WM no está configurado.

Las órdenes de transporte creadas con el Lean WM en vez de con la gestión de almacenes normal tiene las características siguientes:

  • No se requiere la confirmación de órdenes de transporte
  • Las diferencias de stock se transfieren a IM para procesarlas. No es posible tratar diferencias en WM. Se pueden transmitir los datos de orden de transporte de Lean WM a sistemas externos.
  • Al registra los datos de rendimiento, con la asignación a un responsable de picking, se puede devolver la confirmación de los tiempos actuales o determinar los tiempos teóricos para esta clase de orden de transporte.
  • Si se ha creado una orden de transporte, se pueden efectuar las modificaciones subsiguientes de la entrega en el campo cantidad de picking, lo cual no es posible en la gestión de almacenes estándar.

Mandante

Unidad autocontenida dentro del sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.

La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.

El mandante es el nivel jerárquico más alto en el sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o inclusive organización de ventas). Por lo tanto, solo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.

De este modo se asegura de que los datos son coherentes.

Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entra en el sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.

Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante.

Workbench

Es un conjunto de herramientas para la adaptación de R/3 a las necesidades individuales de las empresas de modo de extender la funcionalidad de las aplicaciones.

Mandantes

Instancias creadas dentro de un ambiente, que se utiliza para configuración, desarrollo o pruebas.

La instalación de SAP involucra la creación de tres ambientes diferentes que permiten el trabajo habitual de los usuarios (Producción), aplicación de nuevas parametrizaciones o programas desarrollados en ABP (Desarrollo) y el testeo de los cambios aplicados (QA).

Basis

Recursos de SAP y equipo de trabajo que se encarga del mantenimiento técnico del sistema.

Cuando hablamos de SAP Basis, hacemos referencia a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los cimientos de las mismas. SAP BASIS es la forma “Clásica” de referencia a la administración de la plataforma operativa del sistema SAP. Esta plataforma operativa del sistema SAP, es llamada actualmente plataforma SAP NETWEAVER.

SAP Netweaver es la plataforma del sistema SAP, mediante el cual se montan los servidores que ejecutan todas las peticiones y los módulos del mismo.

SE10

La transacción estándar de SAP, se conoce con el nombre de transport organizer. Utilizaremos esta transacción para la administración de órdenes de transporte.

Existen dos tipos de órdenes de transporte:

  • Órdenes de WorkBench
  • Órdenes de Customizing

Esta transacción es exactamente igual a la transacción estándar SE09, no existe diferencia entre ambas transacciones. Para poder transportar una orden de transporte de un ambiente a otro será necesario liberar la orden.

Transport Organizer

Herramienta que proporciona SAP para poder realizar la liberación y tratamiento de órdenes de customizing y WorkBench.

El sistema SAP dispone de una herramienta que nos permite pasar objetos de un entorno (por ejemplo, desarrollo) a otro (por ejemplo, producción), previamente pasando por el ambiente de Testing. Los objetos a pasar pueden ser definición y contenido de tablas nuevas, programas nuevos, datos de customizing e incluso modificaciones al estándar.

Este traspaso de información entre un sistema SAP y otro nos facilita el mantenimiento del sistema productivo ya que con ello evitamos tener que duplicar el trabajo de programación o repetir la inclusión de datos de customizing.

Todo ello redunda en una mayor productividad y en una minimización de riesgos ya que la información, antes de ser insertada en el sistema productivo, es probada en el sistema de desarrollo y su traspaso no será realizado hasta que el responsable del proyecto dé el visto bueno.

La herramienta que permite este traspaso de información entre sistemas SAP es el llamado Sistema de transportes.

Tablas Transparentes

Se trata de un objeto de SAO donde se almacena en forma permanente la información de los maestros de datos, documentos, parametrización, entre otros. Es una estructura que en su conjunto constituyen la denominada Base de datos de SAP.

Desde un punto de vista práctico se trata de una tabla en común a cualquier base de datos, pero con definiciones particulares que SAP asocia a sus campos y que permiten su estandarización para los mismos campos utilizados en muy diversas tablas.

Su estructura puede ser observada con la transacción SE11 y su contenido con la SE16N.

SE11

La transacción estándar SE11, cuya descripción es el Diccionario ABAP es utilizada para la administración de todas las definiciones de datos existentes en el sistema SAP.

Cuando hablamos de todas las definiciones nos estamos refiriendo tanto a las definiciones estándar del sistema que fueron creadas por SAP y también a las definiciones de datos creadas por el usuario, lo que se conoce como “Z”.

Mediante esta transacción podemos crear, modificar y visualizar la estructura y datos técnicos de todas las tablas pertenecientes a la base de datos del sistema, así como también podremos administrar la creación, modificación y visualización de las vistas de tablas de base de datos, todos los tipos de datos, estructuras, interfaces, tipos de tablas, dominios, grupos de tipos, ayudas de búsqueda y objetos de bloqueo.

Es una de las transacciones estándar más utilizadas en todo el sistema SAP, tanto por analistas funcionales como también por analistas técnicos.

Esta transacción representa unos de los puntos más fuertes del sistema SAP ya que el acceso de las estructuras de datos es muy simple y amigable para el usuario.

SE16N

Denominada “Browser de datos” o “Buscador de datos”, utilizaremos a la transacción SE16N para buscar datos en las tablas de bases de datos o tablas transparentes.

La transacción SE16N es sumamente útil tanto para usuarios finales del sistema SAP como también para programadores y analistas funcionales del sistema.

La transacción SE16N es una versión mejorada de la clásica transacción SE16. Si bien existe desde hace ya varias versiones del sistema, no es ampliamente conocida entre los usuarios finales y consultores del sistema SAP.

Estructura Organizativa

También conocida como el plan organizativo, consiste en una serie de relaciones representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizaciones tales como unidades organizativas, trabajos, posiciones y usuarios.

Según el módulo de SAP de que se trate puede variar levemente el concepto de Estructura de la Organización, pero los objetivos incluidos varían sustancialmente con el módulo.

A modo de ejemplo mencionemos el referido al Módulo MM:

  • Estructura organizacional desde el punto de vista físico: Incluirá los siguientes objetos.
    • Sociedad
    • Centros
    • Almacenes
  • Estructura organizacional desde el punto de vista operativo: incluirá los siguientes objetos.
    • Sociedad
    • Organización de compras
    • Centros

Sociedad

Unidad organizativa del Módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se de tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

Empresa

Una empresa es una organización, institución o industria dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los mandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial, así como sus necesarias inversiones.

Moneda

Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de la empresa.

Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.

Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del Customizing:

SPRO -> SAP Netweaver -> Parametrizaciones generales -> Monedas – > Verificar códigos de moneda.

Plan de Cuentas

Es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor en una organización.

En SAP existen diversos planes de cuentas que se podrían utilizar en caso de que sea necesario:

  • Plan de cuentas operativas: es el que se utiliza para hacer las registraciones en la contabilidad.
  • Plan de cuentas de grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Cada cuenta del plan de cuentas operativo se relaciona con una cuenta del plan de cuentas de grupo.
  • Plan de cuentas país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas especifico ya se por normas legales u otras razones. La sociedad puede utilizar el plan de cuentas operativas y definir para cada cuenta de mayor cual es la cuenta país a la cual está relacionada.

Ejercicio

Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al periodo de tiempo por el cual se expone la información en los estados contables.

Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.

Existen diferentes tipos de ejercicios:

  • Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.
  • Los que comienzan en un periodo diferente.
  • Los ejercicios dependientes del año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.
  • Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

El ejercicio se define por medio de una variante de ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

Libro Mayor

Es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro de diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las operaciones producidas.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad.

El libro diario es un requisito legal que brinda el detalle de los saldos que contiene el balance de una empresa.

Objetos

Es únicamente una porción de código fuente que contiene datos y proporciona servicios.

Ejercicio Económico

Período de tiempo por el cual se expone la información en los estados contables. Tanto la duración de este período como las fechas en que se inicia y se cierra, estará determinado por el contrato social o estatuto, o en su defecto durará un año y coincidirá con el año calendario, iniciándose el 1ro de enero y finalizando el 31 de diciembre.

Periodo Contable

Es el periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el libro mayor. El periodo contable se determina en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que tenga configurada la sociedad.

Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales que sirven para separar las imputaciones del fin de año generadas por procesos que no son habituales, como, por ejemplo, ajustes de auditoria, impuestos anuales, etc.

Para imputar a uno de los periodos especiales es necesario ingresar una fecha de contabilización del ultimo periodo, por ejemplo, diciembre y en el campo periodo ingresar el periodo 13 al 16, según corresponda.

Al emitir balances o reportes comparativos mensuales, los ajustes de los periodos especiales se podrán visualizar por separado sin que afecten el periodo 12.

La cantidad de periodos especiales se definen en la variante de ejercicio y la apertura y cierre de periodos especiales se registra por la variante de periodos contables.

OB52

Sirve para abrir y cerrar periodos contables de la contabilidad financiera. Los periodos se pueden abrir y cerrar por clase de cuentas, e incluso por rango de cuentas. Las clases de cuentas son:

  • D: Deudor
  • K: Acreedor
  • A: Activo Fijo
  • M: Material
  • S: Cuenta de Mayor

También existe la posibilidad de utilizar las máscaras de cuentas + que es válido para todas las cuentas. La apertura del periodo se hace por variante de periodos contables y no por sociedad. Por otro lado, cada sociedad tiene asignada una variante de periodos contables, lo cual permite controlar con una sola variante la apertura y cierre de periodos de varias sociedades al mismo tiempo.

FI

Módulo de SAP de Finanzas, el cual identificamos con la sigla FI. Este módulo está diseñado para entender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro del módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma de decisiones y la Planificacion sean más acertadas. El módulo de FI se integra con otros módulos de SAP como MM (Gestión de materiales), PP (Planificacion de la producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de planta) y PS (Gestión de proyectos).

Datos maestros

Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.

Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC. Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismo.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos. Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos. Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones. Podemos entrar los siguientes tipos de datos maestros:

  • Maestro de clientes
  • Maestro de proveedores
  • Maestro de materiales
  • Maestro de personales
  • Maestro de cuentas de mayor
  • Maestros de centros de costes
  • Etc.

SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.

Grupo de Cuentas

Término que identifica una de las clasificaciones de los proveedores. Para crear un dato maestro de deudores o acreedores es necesario indicar un grupo de cuentas, el cual tiene las siguientes funciones:

  • Determinar el rango de numeración
  • Determinar el status campo (qué campos son obligatorios/opciones/ocultos al momento de la creación del dato maestro).
  • Si se trata de una cuenta CPD, es decir, de un deudor/acreedor eventual.

Layout

Término que hace referencia a la distribución de columnas e información en una pantalla de selección (filtrado de información) o salida de un reporte. Suele utilizarse en español con la denominación “disposición”.

Este recurso es de suma utilidad en SAP, ya que permite adaptar la información suministrada por el sistema mediante un reporte (citado como ejemplo de aplicación) de muy diversas características, algunas de las cuales se mencionan a continuación:

  • Ordenamiento de los registros
  • Filtro adicional de los registros
  • Cambio del orden de las columnas
  • Ocultamiento de columnas no deseadas
  • Cálculo de totales y subtotales
  • Entre muchas otras opciones

La ventaja se potencia con la posibilidad de guardar dicha configuración, lo que SAP denomina “Variante” con un nombre, de manera que pueda ser utilizada a futuro por:

  • Solamente el usuario que lo creo
  • Utilizado por todos los usuarios que empleen el reporte correspondiente

Status Campo

Funcionalidad que permite definir si determinados campos son obligatorios, opcionales, u ocultos o de solo visualización.

SAP provee un recurso de parametrización que suele asociarse con el término “Formato de imagen” mediante el cual, se establece el “Estado de campos” o “Status campo” al momento de ingresar en una transacción.

Es interesante señalar que generalmente existe una definición estándar y para los casos particulares se suele definir una nueva Clase de documento y se asocia a un Formato de imagen creado a tal fin y al documento correspondiente.

Organización de Compras

Unidad de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de la gestión de compras.

Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de todas las operaciones inherentes a este proceso.

Las Organizaciones de compra por constituir parte de la estructura de la Compañía es definida y aplicada a la misma mediante la parametrización de SAP, siendo su gestión atribución de los Consultores.

FK02

Transacción FK02 – Modificar Acreedores

Transacción utilizada en SAP para modificar datos de acreedores en el segmento General y en el segmento Sociedad. Para modificar es necesario indicar el número de acreedor y la Sociedad. También se deberán marcar las vistas que se desean modificar. Cada vista es una solapa de la transacción.

Si no se completa el campo sociedad, solo se podrá modificará el segmento General. Puede acceder a la Transacción FK02 utilizando el menú:

Menú SAP -> Finanzas -> Gestión financiera -> Acreedores ->Datos maestros ->FK02 – Modificar

MK02

Transacción mediante la cual se modifican los datos de un proveedor. Para la ejecución de esta transacción y por tanto modificar los datos de un proveedor serán solicitados los siguientes datos:

  • Código del proveedor
  • Organización de compra

En caso de omitir estos últimos datos, sólo se podrá acceder a los datos generales del proveedor.

Rango de Numeración

Se trata de una definición obtenida mediante la parametrización de SAP donde se asigna un rango de números para los objetos creados en SAP, por ejemplo, materiales, proveedores, pedidos, facturas, etc.

Por tratarse de una configuración muy específica, mediante la transacción SPRO (parametrización general de SAP) se encontrarán segmentos asociados a cada maestro de datos y documentos.

Cuentas de Mayor o Cuentas contable

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que, en la mayoría de los casos, los registros de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

Clases de Costos

Representan las cuentas primarias y secundarias que utiliza CO para imputar los costos / gastos.

Es una cuenta de mayor creada en la sociedad CO para poder relacionar la contabilidad financiera con el flujo de costes de CO. Para asegurar la integración con CO, cualquier módulo debe imputar a una clase de coste dentro del sistema. Las clases de coste se encuentran de dos tipos:

  • Clase de costes primarias
  • Clase de costes secundarias

La primera requiere de una cuenta de mayor en Finanzas, mientras que la segunda, no lo necesita. La contabilidad de clase de coste es vital en la gestión en el módulo de CO. Esto se debe a que las clases de coste son el nexo que permite a CO comunicarse con los otros módulos.

CO

Son las siglas con las que se identifica al Módulo SAP de Controlling. CO es el módulo del Sistema SAP encargado de la Planificación Contable de las empresas. CO pertenece al sector de módulos Financieros de SAP, los otros módulos Financieros más comúnmente utilizados de SAP son FI (Finanzas) y TR (tesorería).

La principal tarea de este módulo SAP CO es la planificación contable, permitiéndole a las empresas que lo utilizan gestionar claramente su estructura de costos y ayudarle en la gestión de tomar decisiones relacionadas con los mismos. SAP CO se destaca por:

  • Documentar los sucesos financieros en tiempo real.
  • Calcular las desviaciones económicas.
  • Analizar flujos de ganancia/perdida.
  • Realizar estudios de rentabilidad en operaciones.
  • Estimar costos de producción.

Centro de Costo

Término asociado a la subdivisión de la Empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas.

Si bien se trata de un concepto contable y su impacto se refleja en otro sector de la gestión de información, es a partir de ciertos documentos originados en el Módulo MM donde se define a cuál de los objetos de costo se verá reflejado el gasto en que se incurre al efectuar la adquisición de un bien o la contratación de un servicio.

Normalmente, es en las primeras etapas de un proceso de compras donde se establece este tipo de imputación, es decir, en las Solicitudes de Pedido o Pedidos.

No obstante, lo anterior, sólo se verá reflejado su efecto a través del registro de la Recepción de la mercadería y la Factura del proveedor, momento en el cual, se verá efectivizada la mencionada imputación.

Banco Propio

Es el dato maestro del módulo de Tesorería que identifica a los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias. El banco propio se utiliza en transacciones de pagos automáticos, en conciliaciones bancarias, en las operaciones con efectos. Tienen una gran importancia en todos los movimientos y reportes de tesorería.

Los bancos propios van de la mano con el ID de Cuenta que representan a las cuentas bancarias que existen en los bancos propios.

Banco País

Para todos los bancos que utiliza el sistema, debe crearse un registro maestro de bancos. Este dato maestro se crea a nivel país. Generalmente se dan de alta con la misma codificación que el Banco Central de un país identifica a las entidades financieras habilitadas.

Los bancos país también son conocidos como Clave de banco. El ABM de banco país se realiza por medio de las siguientes transacciones:

  • FI01: Creación de banco país.
  • FI02: Modificación de banco país
  • FI03: visualización de banco país.

Cuenta de Remanente

Es la cuenta de patrimonio neto en la cual se contabilizan los resultados de un ejercicio. Al finalizar un ejercicio contable, los saldos de las cuentas patrimoniales se arrastran al ejercicio siguiente en las mismas cuentas en las cuales se generaron, sin embargo, que las cuentas de resultados se deben refundir en una cuenta patrimonial llamada Cuenta de Remanente o Resultados no asignados.

Este proceso de refundición se realiza por medio de la ejecución de la transacción FAGLGVTR.

Grupo de Status Campo

Funcionalidad que permite definir qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de contabilizar un documento contable en SAP.

El grupo de status campo se asigna en las cuentas de mayor, en la solapa Banco / Entrada / Intereses. Es un campo que se define en el segmento sociedad de la cuenta de mayor.

En las contabilizaciones, también está presente el Status campo que define la clave de contabilización. Predomina el status campo con mayor jerarquía.

La jerarquía se define de la siguiente manera:

  • Oculto
  • Obligatorio
  • Opcional

División

Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que permite tener un resultado inferior a la gestión de la Sociedad. Además, la gestión de divisiones, permite integrar resultados y balances de varias sociedades, para conocer la rentabilidad de esa división en particular.

Podemos almacenar posiciones de balance, como ser activos fijos, clientes, proveedores y stock, así como también la gestión de resultados (pérdidas y ganancias) mediante divisiones. La gestión de divisiones nos ayuda a la gestión interna de resultados, no es útil para la generación de informes externos

Fecha Valor

Se refiere a la fecha que se utiliza en las cuentas bancarias y transitorias. La fecha valor es la fecha que será relevante para los reportes u operaciones de tesorería. Esta fecha puede ser diferente de la fecha de documento o de la fecha de contabilización.

Por ejemplo, se emite un pago con cheque el día 01.01 pero ese cheque se debitará 48 horas después, por lo tanto, en fecha valor se podrá indicar la fecha 03.01. En los reportes de tesorería el movimiento se verá reflejado el día 03.01 mientras que en la contabilidad general se visualizará como un movimiento del día. 01.01.

Cuenta Asociada

Es una característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones de manera directa, sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos.

La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general. También se conoce el término de Cuenta de Reconciliación.

Deudores

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad. Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor. Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

Acreedores

Se trata de una figura legal a quien solemos llamar “Proveedor”. Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado.

En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.

Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documento que lo incluya.

Asignación

Es un campo que se encuentra en los datos de posición de los documentos contables. Este campo es de libre utilización, no obstante, por medio de la Clave de Clasificación que se ingrese en los datos maestros, el campo Asignación se podría completar de manera automática con algún valor definido en la clave de clasificación.

Por ejemplo, si una cuenta de mayor tiene en el campo Clave de clasificación el valor 055 -Ejercicio Fiscal / Periodo, el campo asignación se completará de manera automática en cada contabilización, con la concatenación de estos dos campos.

Claves de Contabilización

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización más comunes son las siguientes:

  • 01 – Deudor al Debe
  • 11 – Deudor al Habera
  • 21 – Acreedor al Debe
  • 31 – Acreedor al Haber
  • 40 – Cuentas de Mayor al Debe
  • 50 – Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización específicas:

  • 09 – Deudor con CME al Debe
  • 19 – Deudor con CME al Haber
  • 29 – Acreedor con CME al Debe
  • 39 – Acreedor con CME al Haber

FS00

Transacción FS00 – Cuentas de Mayor – Central

Transacción utilizada en SAP para gestionar de manera centralizada las Cuentas de Mayor. Desde esta transacción se puede crear una cuenta de mayor en el segmento plan de cuentas y en el segmento sociedad en un solo paso. También permite modificarla, visualizarla, bloquearla y/o fijar petición de borrado.

Puede acceder a la Transacción FS00 utilizando el menú:

Menú SAP -> Finanzas -> Gestión financiera -> Libro mayor -> Datos maestros -> Tratamiento individual -> FS00 – Central

Grupo de Tesorería

Es un código que se utiliza para agrupar o clasificar a deudores y acreedores en el reporte de previsión de liquidez que se ejecuta por medio de la transacción FF7A.

Esta clasificación puede ser en base a la importancia de los productos o servicios que provee, riesgos, u otras clasificaciones relevantes para una empresa.

El Grupo de Tesorería se asigna a los datos maestros de deudores (FD02) y acreedores (FK02), en los datos de sociedad, de la solapa Gestión de Cuenta.

Vías de Pago

Hace referencia al medio con el cual se efectúa un pago o cobranza. Ejemplos de vía de pago:

  • Cheque,
  • Transferencia bancaria,
  • Efectivo.

La vía de pago se puede asignar en los datos maestros de deudores y acreedores, también se puede especificar en los documentos registrados. Las vías de pagos son utilizadas en el programa de pagos automáticos para generar las contabilizaciones de cobros y pagos.

Organización de Ventas

Refiere a una unidad organizativa dentro de logística que estructura a la sociedad según sus necesidades de ventas. Una organización de ventas es responsable de la venta y de la distribución de mercancías y servicios.

Representa la unidad de ventas como una entidad jurídica. Se encarga, por ejemplo, de las garantías del producto y de otros derechos a recursos. Con la ayuda de las organizaciones de ventas, también se puede realizar una subdivisión regional del mercado. Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.

Se debe especificar la organización de ventas en todos los documentos de ventas. De este modo, está disponible para todas las funciones básicas de SD (como la determinación de precio, la disponibilidad, etc.).

Se puede subdividir una organización de ventas en varias cadenas de distribución que determinan la responsabilidad de un canal de distribución. Se pueden asignar varios sectores a una organización de ventas que es responsable de los materiales proporcionados o los servicios prestados.

Un área de ventas determina qué canal de distribución se puede utilizar para vender los productos de un sector en una organización de ventas.

MM

Módulo de SAP de Administración de Materiales.

El Módulo denominado MM es aquel que se refiere fundamentalmente a la gestión de materiales, lo que incluirá entre muchas otras actividades, la mencionadas a continuación:

  • Mantenimiento del maestro de materiales
  • Mantenimiento del maestro de proveedores
  • Gestión de adquisición de bienes (materiales)
  • Gestión de contratación de servicios
  • Recepción de mercadería
  • Certificación de servicios
  • Registro y Verificación de facturas de proveedores
  • Entre muchas otras.

SD

Módulo de SAP de Ventas y Distribución. SAP SD se compone de varios componentes también llamados sub-módulos que presentamos a continuación:

  • SD-BF: Funciones Básicas y Datos Maestros en el procesado de Ventas y Distribución. Así mismo, se subdivide en varios componentes – Precios, Output…
  • SD-BF: Precios y Condiciones.
  • SD-BF-EC: Cargos Extra.
  • SD-BF-CM: Comprobación de Disponibilidad y Requerimientos en Ventas y Distribución. También, Gestión de Créditos y Riesgos.
  • SD-BF-AS: Clasificación de Materiales.
  • SD-BF-OC: Determinación de la Producción.
  • SD-SLS: Ventas
  • SD-SLS-OA: Planificación de Acuerdos para Proveedores de Componentes.
  • SD-FT: Gestión de Aduanas
  • SD-BIL: Facturación y Procesamiento de Pago por Tarjeta
  • CAS Soporte a Ventas: Venta ayudada por Ordenador
  • SD-EDI: Intercambio de Datos Electrónicos e Intercambio de Idocs.
  • LE-SHP: Envíos (Shipping)
  • LE-TRA: Transportes
  • SD-IS-REP: Informes y Análisis

Las áreas principales que este módulo cubre son:

  • Actividades de Pre-venta, incluyendo peticiones y presupuestos.
  • Procesado de órdenes de venta, incluyendo creación de órdenes de venta (SO).
  • Tramitación de envíos y generación de la documentación y recibos relacionados.
  • Facturación, incluyendo documentación relacionada y creación de facturas.

Ventas y Distribución (SD) está integrado y se comunica con otros módulos fundamentales de SAP: FI, CO, MM, PP… Esta integración es uno de los factores que hace que SD sea un módulo complejo. Para que nos hagamos una idea más clara del funcionamiento de este módulo, vamos a describir a continuación un proceso de venta y cómo éste se integra en SD.

  • Actividades de Preventa:

    La preventa comienza cuando un cliente o un prospect pide información a través de cualquier medio acerca de un producto o servicio ofrecido por la compañía. Esta petición es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de un Documento de Petición o un Documento de Presupuesto.

  • Procesado de Órdenes de Venta:

    El Documento de Petición que se había creado anteriormente es enviado a nuestro cliente, de tal forma que pueda hacer efectivo su procedimiento de compra. En este punto, el cliente podría querer negociar los términos de pago, precio, fechas o cualquier otro aspecto reflejado en el documento original creado a través de SAP.

  • Gestión de Inventario:

    Tal como ha quedado reflejado en la Orden de Venta y de acuerdo a los deseos del cliente, el producto o servicio debe estar disponible para una fecha concreta. Para llevar esto a cabo, contamos con las siguientes opciones:

Si es un producto, tomarlo del stock disponible en el almacén. En esta fase, el módulo SD podría tener que lanzar órdenes de reubicación de stock entre almacenes.

Lanzar una orden de producción para producir el producto o servicio en las instalaciones de la compañía.

Lanzar una orden de compra del producto a los proveedores de la compañía.

Y es precisamente en este punto donde se produce la integración con los módulos Planificación de la Producción (PP) y Gestión de Materiales (MM).

Pantalla de Selección

Conjunto de campos de entrada y selecciones, que se muestran al ejecutar un reporte y que sirven para filtrar datos en tablas del sistema.

Se trata de un recurso que utilizan todos los reportes de SAP e inclusive algunas transacciones de gestión de documentos con el fin de ingresar una cantidad de datos que condicionan los registros (materiales, proveedores, clientes, documentos, etc.) que serán recibidos como resultado de la consulta.

Datos típicos que sueles ser solicitados son:

  • Fecha del documento
  • Clase de documento
  • Usuario creador
  • Material
  • Proveedor
  • Clientes
  • Cuenta de mayor
  • Proyecto
  • Tipo de materiales
  • Entre muchas otras opciones

Los datos solicitados dependerán de la finalidad del reporte y las características del mismo.

Programa de Diálogo

Es un tipo de programa ABAP que consiste en una serie de pantallas o dynpros por las que el usuario va navegando a medida que se produce la ejecución del programa.

Cada pantalla o dynpro tiene una lógica asociada. Se lo conoce también con el nombre de “Module Pool“.

Para trabajar con los programas de diálogo vamos a utilizar la transacción estándar SE80. Utilizaremos el Screen Painter y el Menu Painter para crear las pantallas que componen al programa de diálogo.

Para ejecutar un programa de diálogo necesitaremos crearle una transacción asociada al programa.

Código Swift

BIC (Bank Identifier Code) es una serie alfanumérica de 8 u 11 dígitos que sirve para identificar al banco receptor cuando se realiza una transferencia internacional.

  • Los primeros cuatro caracteres identifican el banco.
  • Los siguientes dos caracteres, el país.
  • Los siguientes dos caracteres, la localidad.
  • Los últimos tres caracteres (opcionales) identifican la oficina.

Estos códigos se crearon para aumentar la seguridad al realizar transferencias internacionales, con el fin de eliminar errores, reducir tiempos de espera y evitar costes adicionales.

ABAP

SAP ABAP es el lenguaje de programación propiedad del Sistema SAP, que se utiliza para programar en la mayoría de los productos de la empresa. ABAP Significa (Advanced Business Application Programming), ABAP también conocido como SAP ABAP.

También nos referimos a ABAP como ABAP 4 debido a que es un lenguaje de cuarta generación. Algunos de los puntos fuertes de SAP ABAP que es bueno destacar y que conozca son:

  • Mediante ABAP podemos crear reportes clásicos, reportes Interactivos y reportes alv ABAP que permiten mostrar rápidamente los datos en pantalla.
  • Desde ABAP tendremos acceso directo a la base de datos mediante la utilización de OPEN SQL.
  • ABAP proporciona una ayuda muy potente sobre la semántica y sintaxis de su lenguaje.
  • ABAP nos permite crear aplicaciones en múltiples idiomas.
  • ABAP proporciona una herramienta muy potente para la gestión de los datos en el sistema como es el Diccionario de datos.
  • Dispondremos también de ABAP para crear formularios rápidamente mediante las técnicas sapscript , smartforms y adobeforms.
  • Para crear aplicaciones web podemos utilizar webdynpro abap.
  • Para agregar las funcionalidades que el cliente solicite al sistema SAP podremos utilizar field exits, user exits, enhancements, badis, etc.

SA38

La transacción estándar de SAP SA38 permite ejecutar un programa ABAP a través del nombre del programa.

La particularidad que presenta esta transacción es que permite ejecutar un programa ABAP que no presenta una transacción asociada.

Desde el punto de vista de la seguridad resulta peligrosa la utilización de la transacción SA38 por parte de los usuarios en el ambiente de producción y esto se debe a que un usuario podría de esta forma ejecutar cualquier programa ABAP existente en producción, es decir no solo un programa abap en particular por el cual se le brinda al usuario el acceso, sino que todos.

Banco Propio

Es el dato maestro del módulo de Tesorería que identifica a los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias.

El banco propio se utiliza en transacciones de pagos automáticos, en conciliaciones bancarias, en las operaciones con efectos. Tienen una gran importancia en todos los movimientos y reportes de tesorería.

Los bancos propios van de la mano con el ID de Cuenta que representan a las cuentas bancarias que existen en los bancos propios.

ID de Cuenta

Dato que identifica la cuenta bancaria de un determinado banco. El ID de cuenta se usa en conjunto con el banco propio.

El ID de cuenta es el que determina los siguientes datos:

  • Número y tipo de cuenta bancaria
  • Moneda de la cuenta bancaria
  • Cuenta de mayor en la que se contabilizan las operaciones

La relación banco propio e ID de cuenta también se asigna a las cuentas de mayor del banco, en la cuenta principal y en las cuentas transitorias o de compensación.

Extracto Bancario

Documento emitido por una entidad bancaria, que detalla los movimientos registrados en una cuenta bancaria durante un determinado período de tiempo.

Un extracto contiene un saldo de inicio, el detalle de los movimientos y un saldo final.

Los extractos pueden recibirse impresos en papel, pueden ser archivos en formato Excel o archivos planos que pueden utilizarse para procesar con otro sistema.

Plan de Cuentas Operativo

Es el plan de cuentas que se le asigna a las sociedades y con el cual utilizarán de manera cotidiana para todas sus registraciones. En este plan de cuentas es donde se crearán las cuentas de mayor en

las cuales se imputarán las operaciones de una sociedad.

Plan de Cuentas de Grupo

Se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuenta, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Bajo este esquema a los planes de cuentas operativas se les asigna un plan de cuentas de grupo, de esta manera al crear una cuenta de mayor en el plan de cuentas operativo será obligatorio asignarle una cuenta de mayor del plan de cuentas de grupo.

Plan de cuentas alternativo o de país

En determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas especifico ya sea por normas legales u otras razones, sin embargo, una sociedad puede tener el mismo plan de cuentas que su casa matriz y en cada cuenta de mayor del plan de cuentas operativo asignar la cuenta del plan de cuentas país a fin de mantener una equivalencia entre ambos planes de cuentas.

Datos de Cabecera

Los datos de cabecera de un documento contiene información válida para todo el documento. En un documento FI los datos de cabecera más importantes son los siguientes:

  • La Clase de Documento: controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
  • Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
  • Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en qué periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
  • Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
  • Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
  • Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
  • Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.

En el caso de documentos del Módulo MM se mencionan algunos de los datos más relevantes:

  • Clase de documento: corresponde a un dato tomado de la parametrización de SAP y que determina muchas de las características del documento.
  • Grupo de compras: se asocia con el comprador o grupo de ellos que son responsables del proceso comercial de adquisición.
  • Fecha del documento: corresponde a la fecha real del documento, por ejemplo, el asociado con una Factura o una Recepción de mercadería.
  • Fecha de Contabilización: fecha en la cual los documentos contables generados por la actividad logística son imputados en la Contabilidad de la Empresa.
  • Fecha de creación: se trata de una fecha de registro automático y es tomada al momento de guardar el documento en SAP.
  • Condición de pago: hace referencia al plazo en que la Factura será abonada al proveedor, siendo un dato tomado de una tabla del sistema y cuyo contenido se origina en la configuración del mismo.

Clase de Documento

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

  • KR Factura de Acreedor,
  • KG Nota de Crédito Acreedor,
  • SA Documentos

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además, es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

Partidas Individuales

Se refiere a cada uno de los movimientos que se registran en una cuenta o clase de coste.

En los datos maestros de cuentas de mayor se define si una cuenta se visualizará por partidas individuales o no. En el caso de que no lleve partidas individuales, los movimientos contables que se imputen en esa cuenta de mayor formarán parte del saldo de la cuenta, pero no se podrá visualizar el detalle de los mismos.

Batch Input

Es una técnica que consiste en simular a un usuario ingresando datos en SAP, pero de manera automática y utilizando las validaciones que nos proporciona el sistema en sus transacciones.

Es un método seguro y fiable. Se utiliza generalmente cuando debe realizarse un elevado número de altas, modificaciones o bajas.

Supongamos que se deben introducir en una tabla base de datos 10.000 registros. Tenemos dos posibilidades ingresar los 10.000 registros manualmente, lo que nos tomará una enorme cantidad de tiempo o hacerlo en forma automática, mediante un Batch Input.

Existen dos alternativas al momento de hacer un Batch Input:

  • Si la ejecución se realizará en forma online, entonces las actualizaciones se realizarán en el momento por lo que utilizaremos un CALL TRANSACCION.
  • Si la ejecución se realizará de fondo o batch, quedando almacenado en SAP para su posterior ejecución entonces crearemos un Juego de datos.

Tipo de Cotización

Pueden existir diferentes tipos de cambio para una misma relación de moneda. A cada una de estas posibles relaciones se la denomina Tipo de Cotización. Ejemplo, Tipo de Cambio Comprador, Vendedor, Oficial, promedio, etc.

El tipo de cambio es el valor o la relación de valor entre dos monedas. Los tipos de cambio para cada tipo de cotización se ingresan diariamente desde la transacción OB08.

Número de Documento

Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento. En general y como concepto global para SAP, la numeración de un documento depende de la clase de documento que se utilice para la registración del mismo.

En el caso del Módulo FI, un documento se identifica por 3 campos que son unívocos:

  • Sociedad
  • Número de documento
  • Ejercicio

Los números de documento se pueden repetir por año fiscal y esto dependerá de cómo estén creados los rangos de números.

Los documentos FI se pueden visualizar con la transacción FB03. En el caso del Módulo MM, en general el número de documento queda definido por ese sólo dato, o bien, para los movimientos de mercadería a dicho número se asocia el Ejercicio correspondiente.

Para visualizar los documentos MM se requiere de transacciones diferentes para cada uno de ellos (ME53N, ME3N, MIGO, MIR4, entre otros).

Referencia

Campo que se encuentra en los datos de cabecera de un documento de finanzas. Es de ingreso libre, no obstante, es el campo que habitualmente se utiliza para ingresar el número de documento legal de facturas de proveedores o clientes.

En el caso del registro de Facturas desde el Módulo MM el campo referencia cumple la misma finalidad.

Es interesante destacar que, dada la diversidad de formatos de numeración de facturas a lo largo del mundo, su ingreso no se encuentra validado en forma estándar y por tanto depende de la atención y criterio del usuario.

CME

Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.

El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo Indicador CME.

Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

FB02

Transacción estándar de SAP que permite modificar documentos contables.

Hay dos formas de poder acceder a modificar los datos:

  • De manera individual ingresando la identificación del documento que se compone por el número de documento, sociedad y ejercicio
  • Por medio de una lista de documentos, presionando el botón que aparece en pantalla Lista de Documentos. La lista permite filtrar por una gran cantidad de datos como sociedad, ejercicio, clase de documento, fecha de registro, fecha de contabilización, etc.

Los datos que se pueden modificar en un documento de SAP no son muchos. A nivel de cabecera se podrá modificar el texto de cabecera y el campo Referencia.

A nivel de posición de pueden modificar más campos como el texto, la asignación, clave de referencia, vía de pago, bloqueos de pagos, etc.

Nunca se podrán modificar datos relevantes como fechas, importes, cuentas de mayor o imputaciones adicionales como centros de costos, centro de beneficios, etc.

Roles

Término asociado a las autorizaciones brindadas al usuario a fin de que pueda efectuar exitosamente tareas dentro de SAP. Son definidas en forma general y luego aplicados a los usuarios correspondientes.

Ejemplo de esto, es la capacidad de aprobar Pedidos de compra, desbloquear facturas, ingresar en determinadas transacciones, etc.

Como concepto general se debe comprender que todas aquellas funciones donde el usuario no se encuentre habilitados no podrá ser realizada. Por autorización no sólo debe entenderse el acceso a las transacciones sino a determinados datos del mismo, esto es, un usuario puede ser autorizado a crear Pedidos de venta, pero sólo para determinadas Sociedades y Áreas de venta y no para otras.

Perfiles

Término asociado al conjunto de datos ingresados para cada usuario. Incluirá datos tales como información personal, parámetros y roles o autorizaciones para ejecutar tareas en SAP, entre otros.

El objetivo de éstas definiciones radica en acotar las tareas que puede realizar un usuario y asegurarse que no vulnere las normas de seguridad definidos por la compañía al tener acceso a actividades que pudieran ser incompatibles entre sí desde el punto de vista de la seguridad en las operaciones comerciales.

Inflación

La inflación, en economía, es el aumento generalizado y sostenido de los precios de los bienes y servicios existentes en el mercado durante un período de tiempo. Cuando el nivel general de precios se incrementa, con cada unidad de moneda se adquieren menos bienes y servicios. Es decir, que la inflación refleja la disminución del poder adquisitivo de la moneda. Una medida frecuente de la inflación es el índice de precios, que corresponde al porcentaje analizado de la variación general de precios en el tiempo (el más común es el índice de precios al consumidor).

Centro de Beneficio

Es una unidad organizativa de finanzas que refleja una estructura de la empresa orientada hacia la gestión con el propósito de control interno. Se pueden analizar los resultados operativos de los centros de beneficio mediante el método de costes de venta o el método de costes totales.

Si también se calcula el capital fijo, los centros de beneficio pueden desglosarse para utilizarlos como centros de inversión.

Elementos PEP

Son los elementos estructurales individuales del Plan de la Estructura del Proyecto (PEP). El elemento PEP es un objeto de CO que pertenece al módulo de proyectos (PS) de SAP.

En las Empresas habitualmente se utiliza este recurso para asociar a todas las actividades que impliquen erogaciones un fin determinado, por ejemplo, la construcción o ampliación de una instalación, la construcción de una unidad específica (pozo petrolero, equipamiento de una instalación, etc.)

La gran ventaja de utilizar esta herramienta de SAP es que puede acortarse el alcance de un proyecto, asignarle un presupuesto, imputar todos los gastos al mismo y efectuar un seguimiento y control de la evolución de las actividades planificadas y su relación con el avance de los costos.

Otro aspecto de suma importancia es que cada proyecto o Elemento PEP tendrá asignado un responsable y uno o más aprobadores del presupuesto solicitado.

Los diferentes “estados” que pueden asignarse al proyecto durante su vida útil (sin liberar, liberado, en curso, cerrado, etc.) y quienes los modifican, permiten un exhaustivo control de la evolución del mismo, ya sea, durante o posterior a su

Fecha de Vencimiento

Se refiere a la fecha en la cual será exigible la cancelación o pago de un documento.

La fecha de vencimiento en SAP no es una fecha que se completa en un campo si no que es el resultado de la fecha base más la condición de pago. La fecha base es la fecha desde la cual se comienza a contar los días de pago y la condición de pago contiene los días que van a transcurrir hasta el vencimiento.

Por lo tanto, para modificar una fecha de vencimiento se deberá modificar la fecha base o la condición de pago. En los reportes de partidas individuales se puede visualizar el campo bajo el nombre Vencimiento Neto.

Fecha Base

Fecha a partir de la cual se comienzan a contar los días de una condición de pago.

Si bien por defecto, el sistema propone la fecha actual o de registro del documento, ésta puede ser cambiada a fin de adaptarla a las condiciones pactadas con el proveedor o cliente, ya que su impacto es válido en ambos procesos comerciales.

Un detalle poco mencionado es que, frente a la posibilidad que ésta fecha sea modificada, lo cual puede favorecer o perjudicar al interlocutor comercial, suele ser motivo de análisis para los responsables de cada sector y los Auditores.

Abono

Término que SAP asocia a las Notas de Crédito emitidas por el proveedor a favor del proveedor.

Esta clase de documento permite restablecer el efecto de una Factura emitida por error o bien con diferencias en cuanto a las cantidades de mercadería o el valor de la misma.

Dado que una factura emitida por error no puede ser anulada por sí misma, será una Nota de Crédito o Abono la que cancele su efecto en la Cuenta Corriente del Proveedor.

Condición de Pago

Clave que determina los días de vencimiento que posee un documento contable, generalmente se aplica a documentos de acreedores y deudores.

Teniendo en cuenta la flexibilidad de las Condiciones de pago de que debe disponer una Compañía, es un recurso que forma parte de la parametrización de SAP y que es utilizado en conjunto por los Módulos MM y SD.

Dentro de sus definiciones se indicarán los plazos de vencimiento para el pago y los descuentos que pudieran otorgarse en cada caso.

Otra variable disponible será la fecha tomada como referencia, la que será elegida entre la fecha del documento, de registro en SAP o de su contabilización.

Fecha de Contabilización

Fecha en que se registra una factura en la Contabilidad, y, por tanto, determina el periodo contable en el cual se imputa el documento.

De manera similar, en el caso del Módulo MM, donde se registran los movimientos de mercadería y las facturas de los proveedores, en los cuales existe un impacto en la Contabilidad mediante los documentos correspondientes, la fecha ingresada como de contabilización se corresponde con aquella en la cual se imputa el movimiento a la Contabilidad.

Si bien, suele coincidir con la Fecha del documento (de material o de factura), en algunos casos y por razones prácticas o de conveniencia contable o económica pueden diferir.

Como detalle interesante, es útil mencionar que en todos los casos esta fecha debe coincidir con el período contable abierto, porque de lo contrario se recibirá un mensaje de error que impide su registro.

Documento Contable

Término que hace referencia a un documento que crea SAP como resultado de actividades en FI u otros módulos que impactan en la Contabilidad de la Empresa.

Como se mencionará, si bien típicamente es el Módulo FI el encargado de generar este tipo de documento, muchos de los restantes módulo los generan al momento de efectuar ciertas actividades.

A modo de ejemplo, mencionemos algunos de ellos:

  • Movimientos de mercadería
    • Módulo MM: genera un documento contable al momento de efectuar alguno de los siguientes procedimientos:
      • Recepción de mercadería
      • Devolución de mercadería al proveedor
      • Salida del stock por diversos conceptos (ajustes de inventario, desguace, etc.)
      • Consumo de materiales adquirido para una cierta aplicación
      • Traslado de materiales entre Centros
    • Módulo SD: las siguientes actividades generan la creación de documentos contables:
      • Entregas a los clientes
      • Devoluciones de clientes
      • Entre otros
  • Registro de Facturas
    • Módulo MM: el sistema generará un documento contable toda vez que se registre cualquiera de las clases de documentos disponibles en dicho módulo (factura, abono y cargo y descargo posterior).
    • Módulo SD: de igual manera se crea un documento contable al momento de registrar alguna clase de documento de facturación al cliente (factura, nota de crédito, nota de débito, etc.)

Se tendrá en cuenta que la estructura de los documentos contables generados y las cuentas de mayor a las que se imputen dependerá de las características del movimiento o documento MM o SD involucrado.

Partidas Abiertas

En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.

Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo, facturas, notas de crédito, anticipos, etc.

En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.

Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:

  • F-03 para compensar cuentas de mayor
  • F-44 para compensar acreedores
  • F-32 para compensar deudores

En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.

Centro de Coste

Término asociado a la subdivisión de la Empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas.

Si bien se trata de un concepto contable y su impacto se refleja en otro sector de la gestión de información, es a partir de ciertos documentos originados en el Módulo MM donde se define a cuál de los objetos de costo se verá reflejado el gasto en que se incurre al efectuar la adquisición de un bien o la contratación de un servicio.

Normalmente, es en las primeras etapas de un proceso de compras donde se establece este tipo de imputación, es decir, en las Solicitudes de Pedido o Pedidos.

No obstante, lo anterior, sólo se verá reflejado su efecto a través del registro de la Recepción de la mercadería y la Factura del proveedor, momento en el cual, se verá efectivizada la mencionada imputación.

Motivo de Anulación

Clave que identifica el motivo por el cual se anula el documento. El motivo de anulación posee controles sobre las fechas de anulación pudiendo seleccionar las siguientes opciones:

  • 01 – Periodo Actual: al completar este motivo de anulación, el sistema anula con la misma fecha en que se contabilizó el documento original.
  • 02 – Periodo Cerrado: en este caso es necesario indicar la fecha con la que se registrará la anulación, ya que no se puede utilizar la fecha original por encontrarse en un periodo cerrado.

Partidas Compensadas

En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que ya han sido compensados.

En SAP, hay dos formas de compensar las cuentas:

  • Compensación de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde él debe y el haber suman cero. Por ejemplo, la compensación de una factura y una nota de crédito.

  • Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales en la compensación. Esto significa que si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.

Hay diferentes transacciones de compensación dependiendo del tipo de cuenta que se desea compensar:

  • F-03 para compensar cuentas de mayor
  • F-44 para compensar acreedores
  • F-32 para compensar deudores

Para contabilizar y compensar existen transacciones de pagos y cobros y además se pueden utilizar la transacción FB05.

Periodo Abierto

SAP hace referencia a los períodos abiertos (mes + año) a aquellos en los cuáles pueden ser registrados movimientos originados en el módulo MM que generan documentos asociados al módulo FI.

En el caso del Módulo MM el sistema dispone de la transacción MMPV que permite el cambio de período, esto es, el cierre del actual y apertura del siguiente.

Es interesante destacar que en el caso de MM sólo puede mantenerse abierto un período por vez y sólo a él (o al anterior) pueden ser imputados movimientos que involucren documentos contables.

FB08

Transacción FB08 – Anulación de Documentos. Transacción utilizada en SAP para anular (realizar un asiento reverso) un documento contable.

El requisito para poder anular con esta transacción es que se trate de un documento simple y no de un documento de compensación. Para ejecutar esta transacción es necesario completar con número de documento, sociedad y ejercicio y además se debe indicar el motivo de anulación que puede ser 01 para anular en el periodo actual o 02 para anular en periodo cerrado.

Puede acceder a la Transacción FB08 utilizando el menú:

Menú SAP -> Finanzas -> Gestión financiera -> Libro mayor -> Documento -> Anular -> FB08 – Anulación individual

FS10N

Transacción del módulo de FI que permite listar los Saldos de Cuentas de Mayor para un determinado ejercicio.

Este reporte muestra los saldos sumarizados en cada periodo del ejercicio, incluido el arrastre de saldos, abierto en las siguientes columnas:

  • Total Debe
  • Total Haber
  • Saldo del periodo
  • Saldo acumulado

Moneda Local

Se refiere a la moneda de la sociedad en la cual se llevan los estados contables de una empresa.La moneda local suele ser la moneda de curso legal del país en el que se encuentra la sociedad financiera.

SAP permite obtener balances multimonedas, por lo cual, una sociedad puede tener hasta 3 monedas locales que se identifican como:

  • ML: Moneda Local
  • ML2: Moneda Local 2
  • ML3: Moneda Local 3

Tipo de Moneda

Existen diferentes tipos de monedas los cuales se asignan a las sociedades FI y sociedades CO para obtener balances multimonetarios. A cada tipo de moneda se le asigna una moneda. Esto permite ejecutar reportes completando el tipo de moneda en lugar de la moneda propiamente dicha.

Los tipos de monedas son los siguientes:

  • 10    Moneda de sociedad
  • 20    Moneda de la sociedad CO
  • 30    Moneda grupo
  • 40    Moneda fuerte
  • 50    Moneda-índice
  • 60    Moneda sociedad GL

Balance

Informe legal que se presenta a la autoridad competente que expone la situación contable y financiera de una empresa en un momento determinado.

  • Estado de situación patrimonial.
  • Estado de resultado.
  • Estado de evolución del patrimonio neto.
  • Estado de flujo de fondos.

Sociedad CO

También conocida como Área de Controlling o Controlling Area, es la unidad Organizatica más alta de Contabilidad de Costos, tiene como fin consolidar resultados operacionales de varias Sociedades FI.

Las operaciones empresariales internas aparecen representadas en la sociedad CO. Los costes primarios se transfieren desde la contabilidad externa y se clasifican según perspectivas de contabilidad de gestión. Si los costes primarios son costes directos, se asignan entonces a objetos de coste. Si son los gastos generales, entonces se asignan a centros de coste o a órdenes de gastos generales. El sistema los asigna entonces mediante técnicas de imputación interna, de acuerdo con el origen que tengan.

Cuando se crean datos maestros, el sistema asigna siempre los objetos del Controlling a una sociedad CO y a una sociedad.

El grado de detalle que ofrece el componente de Controlling permite identificar la información específica relativa al control de costes, a las decisiones empresariales y al control de ventas. Por ejemplo, el componente de Controlling contiene subdivisiones tales como centros de coste y órdenes CO además de cuentas.

Clase de Mensajes

Esta determinación se utiliza para representar diferentes formularios de mensajes en el sistema SAP. Ejemplos de clases de mensajes en la gestión comercial son las confirmaciones de pedido, las listas de carga y las facturas.

Utilice la clase de mensajes para controlar cómo se debe transmitir el mensaje, por ejemplo, si una confirmación de pedido debe enviarse vía EDI o debe imprimirse.

En el Customizing se pueden visualizar las clases de mensajes disponibles en el Sistema SAP R/3. Para visualizar, por ejemplo, clases de mensajes de ventas, pase al Customizing y seleccione

Comercial -> Funciones básicas -> Control de mensajes -> Determinación de mensajes -> Determinación de mensajes vía técnica de condiciones – > Actualizar determinación de mensajes p.documentos de ventas -> Actualizar clases de mensajes.

En el caso de los documentos de Compra (Solicitudes de pedido, Pedidos, contratos, etc.) la clase de mensaje determinará la manera que será enviado al proveedor el contenido de cada uno de los documentos mencionados (impresión, e-mail, fax, EDI, etc.).

Contabilidad Auxiliar

También denominado Libro Auxiliar. Se refiere a aquellos submodulos de Finanzas que no contabilizan de manera directa en cuentas de mayor sino a través de otro dato maestro como Clientes, Proveedores, Activos Fijos.

El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.

Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.

FB01

La transacción estándar de SAP FB01 se utiliza para la contabilización de documentos, es decir la realización de asientos contables.

Denominamos Asientos contables a: “Cada una de las anotaciones o registros que se hacen en un libro de contabilidad, que se realizan en contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad o persona física.

En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida”.

La transacción FB01 se utiliza para publicar cualquier tipo de documento FI, por lo que es una transacción genérica de contabilización.

Muchas transacciones para contabilizar documentos llaman a FB01 y rellenan automáticamente algunos campos de salida (por ejemplo, tipo de documento, clave de cuenta, etc.).

No hay ruta de navegación para la transacción FB01 como usuarios normales deben utilizar otras transacciones.

F-22 etc. son todas las variantes de FB01, con ciertos defectos pre-llenados.

Transacciones Enjoy

Se refieren a las transacciones que poseen un entorno más simple y ágil para ingresar documentos en SAP.

A continuación, brindamos algunos ejemplos de transacciones clásicas que pueden contabilizarse a través de transacciones Enjoy.

  • F-02 >> FB50 >> Registraciones en cuentas de mayor
  • F-43 >> FB60 >> Registraciones de facturas en cuentas de acreedor
  • F-41 >> FB65 >> Registraciones de notas de crédito en cuentas de acreedor

SAP FI Transacciones Enjoy para Deudores y Acreedores

La ventaja de este tipo de transacciones es que no hay que utilizar claves de contabilización, y las pantallas de ingreso de información están dispuestas de una manera mucho más sencilla que agilizan la contabilización de comprobantes.

Existen diferentes tipos de transacciones para registrar documentos de deudores y acreedores en transacciones Enjoy.

Registrar facturas y abonos de acreedores

  • FB60 / FB65 Transacciones enjoy para registrar facturas y abonos respectivamente.
  • FV60 / FV65 Transacciones enjoy para registrar facturas y abonos preliminares.

Registrar facturas y abonos de deudores

  • FB70 / FB75 Transacciones enjoy para registrar facturas y abonos respectivamente.
  • FV70 / FV75 Transacciones enjoy para registrar facturas y abonos preliminares.

FBKP

Transacción que nos permite acceder a la configuración de los siguientes ítems:

  • Cuenta de Mayor especial (CME)
  • Variante de Status Campo
  • Contabilizaciones automáticas (determinación de cuentas)
  • Claves de Contabilización

Solicitud de Anticipo

Las solicitudes de fondos, son apuntes estadísticos de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para el usuario de los pagos/cobros a efectuar y que no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los acreedores.

Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas. Las solicitudes son operaciones de cuenta de mayor especial que se identifican con el indicador CME F.

Puede acceder a las transacciones de solicitudes de anticipo utilizando el menú:

Menú SAP -> Finanzas -> Gestión financiera -> Acreedores / Deudores -> Contabilización -> Anticipo -> F-47 / F-37 – Solicitud

F110

Transacción F110 – Pagos Automáticos. Transacción utilizada en SAP para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Esta transacción permite contabilizar de manera masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.

La transacción se completa con los siguientes pasos:

  • Parámetros: se especifica las sociedades, las fechas, a quien y con qué vía de pago se va a pagar.
  • Propuesta: se analiza y/o modifica la propuesta realizada por el sistema con los parámetros ingresados.
  • Pagos: luego de confirmar la propuesta se contabilizan las órdenes de pago.
  • Impresión y soporte de pago: se imprimen las notificaciones a proveedores, los cheques o se generan los soportes magnéticos que contengan la información de los pagos realizados.

Puede acceder a la Transacción F110 utilizando el menú:

Menú SAP -> Finanzas -> Gestión financiera -> Acreedores -> Operaciones periódicas -> F110 – Pagos

ISD

Se refiere al Intercambio de Soporte de Datos.

La función de descarga de la gestión ISD permite crear una copia de los datos de soporte en la PC (archivos). Hay transacciones en SAP que generan archivos planos y por medio de la gestión ISD la información puede descargarse en la PC local.

El intercambio de soporte de datos se utiliza en la gestión de pagos y cobros.

EDI

EDI (Intercambio Electrónico de Documentos). Es un estándar de comunicación que describe el intercambio electrónico de datos estructurados comerciales entre las diferentes aplicaciones.

El intercambio electrónico de datos (en inglés electronic data interchange o EDI) es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional a otro. Este intercambio puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.

Facturas, órdenes de compra y otros documentos comerciales electrónicos pueden tramitarse directamente desde la computadora de la empresa emisora a la de la empresa receptora, con gran ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicación tradicional «en papel»

EDIFACT es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el intercambio de documentos comerciales en el ámbito mundial. Existiendo subestándares para cada entorno de negocio (distribución, automoción, transporte, aduanero, etc.) o para cada país. Así, por ejemplo, AECOC regula el estándar EDI del sector de distribución. Para el intercambio de este tipo de información se suelen utilizar las redes de valor añadido. Además del intercambio de la información, estas redes permiten su registro.

Vía de Pago

Hace referencia al medio con el cual se efectúa un pago o cobranza.

Ejemplos de vía de pago:

  • Cheque,
  • Transferencia bancaria,
  • Efectivo.

La vía de pago se puede asignar en los datos maestros de deudores y acreedores, también se puede especificar en los documentos registrados.

Las vías de pagos son utilizadas en el programa de pagos automáticos para generar las contabilizaciones de cobros y pagos.

FBZP

Transacción FBZP – Actualizar Customizing para programa de pago. Transacción desde la cual se accede a la configuración del programa de pagos automáticos.

Esta transacción cuenta con una lista de accesos que permite ir configurando todos los pasos que son necesarios para poder utilizar la transacción F110 de pagos automáticos.

Desde esta transacción se puede configurar los siguientes puntos:

  • Sociedades (todas)
  • Sociedades pagadoras
  • Vías de pagos en el país
  • Vías de pago en la sociedad
  • Determinación de bancos
  • Bancos propios

Efectos

Son documentos que representa una forma de financiación a corto plazo. Se conocen como diferentes instrumentos, por ejemplo, letra de cambio, pagarés, cheques de pago diferidos, etc.

Si un deudor paga con efectos comerciales, no está efectuando el pago inmediatamente, sino que el pago se hará realmente efectivo cuando ya ha pasado el período especificado en el efecto.

En SAP los efectos se identifican con indicadores CME.

Formulario

Tipo de objeto ABAP que representa a un formulario en el sistema SAP. Son objetos de SAP que se utilizan en la creación de documentos que necesitan ser impresos, visualizados por pantalla o enviados por correo electrónico. Ejemplos de formularios son Facturas, Remitos, Órdenes de compra, Solicitudes de pedido, etc.

SAP presenta numerosos documentos que luego de ser registrados o posterior a su modificación puede ser requerida su “salida externa”. El término “salida externa” expresa que el documento pueda ser afectado de las siguientes actividades:

  • Impreso
  • Enviado por e-mail
  • Enviado por fax
  • Enviado como EDI
  • Entre otras

Para la ejecución de éstos procedimientos, el sistema permite la definición de los denominados “formularios”, que no son otra cosa que programas diseñados en lenguaje ABAP (ver ABAP) que reproducen la confección del formato con el cual serían impresos o el archivo PDF a ser adjuntado al e-mail

El procedimiento a realizar y que es parte de la parametrización incluye las siguientes actividades:

  • Definir el documento y el caso particular donde aplicará el formulario
  • Definir la Clase de documento donde se aplicará el formulario
  • Diseñar el Formulario (programa ABAP) para el documento en cuestión
  • Aplicar el Formulario al documento de referencia mediante la parametrización
  • Definir el Mensaje (ver mensajes) mediante el cual se envía el contenido del formulario.

Gestión de Caja

El objetivo de la Gestión de Caja es proporcionar un resumen del estado de la liquidez de la empresa, para ello, debe supervisar los flujos de pagos y garantizar la liquidez de la sociedad de manera que se puedan cumplir las obligaciones financieras.

Las tareas de un sistema de gestión de caja son las siguientes:

  • Analizar las operaciones financieras en un determinado periodo contable.
  • Identificar movimientos futuros para planificar la gestión de tesorería con la mayor precisión posible.
  • Facilitar una vista general actualizada.
  • Garantizar la liquidez de empresa.
  • La posición de caja está basada en la contabilidad bancaria y la compensación de las cuentas transitorias.

IDOC

IDocs (Intermediate Document). Es el formato estándar que SAP define para el intercambio de datos entre sistemas.

Un IDOC es un container de información estructurada para su intercambio entre empresas o bien dentro de la misma empresa para comunicación entre procesos.

Para el intercambio de información el IDOC esta estructurado de forma que se pueda fácilmente identificar que información se está transmitiendo y a que proceso se refiere.

Estructuras del IDOC

  • Registro de control: Contiene toda la información administrativa del IDOC, como el sistema origen y el de destino, el tipo de IDOC del que se trata.

    Este registro es de vital importancia ya que a partir de él se permitirá saber quién va a ser el destinatario del IDOC. La estructura de este segmento de control es igual para todos los IDOCs. Cada IDOC contiene uno y sólo un registro de control.

  • Registro de datos: En el registro de datos esta toda la información enviada/recibida.

    El registro de datos va a estar dividido en distintos segmentos en los cuáles van a estar almacenados los datos. Estos segmentos a su vez pueden contener otros segmentos. Cada IDOC podrá tener dentro de los registros de datos “N” segmentos donde se almacenan los datos.

  • Registro de estado: Es el historial del procesamiento del IDOC en las distintas etapas.

    Cada IDOC tendrá “N” registros de estado.

IDOCS

Intermediate Document por sus siglas en inglés, es el formato estándar que SAP define para el intercambio de datos entre sistemas.

Básicamente un IDOC es un conteiner de información estructurada para su intercambio entre sistemas.

Para el intercambio de información el IDOC está estructurado de forma que se pueda fácilmente identificar que información se está transmitiendo y a que proceso se refiere.

Variante

Cuando en SAP hablamos de Variantes nos estamos refiriendo a una imagen fija de la pantalla de selección de una transacción de modo que podemos introducir los valores que deseamos en cada uno de los campos de la pantalla y grabar dicha pantalla para no tener que volver a cargarlos, una y otra vez con cada ejecución que realicemos de la transacción.

Las variantes se asocian a los programas de tipo “reporte”, los cuales requieren interacción con el usuario a través de la pantalla. Cuando hablamos de reportes nos referimos a los llamados “Reportes Clásicos”, también a los llamados “Reportes interactivos” o a los llamados “Reportes ALVs”.

Las variantes son de gran utilidad en las etapas de pruebas de los objetos, debido a que nos ahorran mucho tiempo y esfuerzo en realizar tareas repetitivas y tediosas como son las cargas de la pantalla de selección de transacción que tienen muchos campos en las mismas.

Las variantes se crean en la misma pantalla de selección del reporte.

Allí luego de completar los campos presionamos el botón “Grabar” y a continuación visualizaremos en la pantalla los campos “Variante” y “Significado”, introducimos el contenido de estos dos campos y volvemos a grabar.

Lo más común es crear en cada entorno en donde trabajamos una variante nueva para cada transacción, pero también es posible transportar una variante de un ambiente a otro.

Para crear una variante que pueda ser transportada simplemente debemos crearla con un nombre que empiece por CUS&.

Variantes

Permite guardar los valores ingresados manualmente por pantalla o configuraciones especiales de los reportes de manera de evitar su reiteración toda vez que se vuelva a requerir dicha configuración.

Se trata de un recurso de suma utilidad ya que, para un usuario habitual de un reporte que requiere ciertas características especiales en su pantalla de selección (ingreso inicial) o bien, en la configuración de los datos de salida (ordenamiento, posición y visualización de los campos, totales y subtotales, filtros adicionales, entre muchos otros), resulta un ahorro de tiempo significativo, poder dejar almacenada la configuración requerida y utilizarla en cada oportunidad que ingresa.

Es un dato interesante recordar que según el modo en que sea guardada la variante podrá ser de uso exclusivo del usuario o compartida con los restantes.

Cheque

Se refiere al documento que extiende y entrega una empresa a otra para que esta pueda retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco. Normalmente los cheques se utilizan como instrumento de pago para cancelar deudas.

Los cheques que emite una empresa son formularios pre-numerados suministrados por un banco y normalmente están contenidos en remesas. Las remesas se deben ingresar a SAP con el rango de números que corresponde a los cheques recibidos. Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.

SM36

Transacción estándar de SAP que se utiliza para la definición de procesos de fondo conocidos como Jobs en SAP.

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